9 dicas de logística para impedir o caos na entrada do evento

A preparação de um evento envolve inúmeras fases que tem dê ser seguidas a risca, assegurando assim o êxito ao final de todo o processo. E a logística é um elemento essencial na cooperação desse sucesso, principalmente quando referimos sobre o controle de entrada do público no lugar.

É normal nos encontrarmos, logo de começo, com casos complicados nas portas de eventos, como a falta de informação, segurança ou passagem de fornecedores por vias indevidas, desorganização de filas, causando aquele estresse que poderia ter sido evitado com algumas cautelas no planejamento de logística.

Mas logística não é só transporte?

Diferente do que muitos pensam a logística de eventos não está vinculada somente ao transporte de equipamentos ou convidados, mas também ao processo de alinhamento e comunicação com fornecedores, estratégias para adquirir a melhor forma de monitorar a entrada de convidados para portaria e diminuir filas, entre outros pontos que afetam diretamente na experiência dos participantes.

Conforme Denis Kim, gerente de operações local da Eventbrite Brasil, “o maior problema na porta de eventos é a falta de alinhamento entre fornecedores e organizadores de eventos”. Ele também ressalta a falta de hierarquia na tomada de decisões e a determinação de prazos como um empecilho nos processos de logística.

Esses erros, em muitos casos, podem causar aos clientes uma má impressão e o sentimento de incapacidade por parte dos produtores e responsáveis. Por isso, é necessário fica ligado a cada detalhe do processo, incluindo a entrada do evento e todo o seu processo de logística.

Veja 9 dicas de logística para garantir a melhor forma de monitorar entrada de convidados para portaria e impedir o caos

1 – Entenda o seu evento

Cada evento é único e, por isso, convém ao organizador entender com precisão de que modo os setores estão interligados, assim como as interações entre eles e suas peculiaridades. Caso tenha problema em compreender todos os aspectos do evento, não hesite em procurar ajuda ou a consultoria de especialista que lhe darão uma visão externa da criação do evento.

2 – Acompanhe o pré-evento

Dê o máximo de atenção à elaboração e montagem do seu evento, consertando erros na raiz de cada adversidade. Um organizador que se dedica ao pré-evento, com certeza terá menos complicações no decorrer do evento, podendo assim, concentra-se nos detalhes e promover uma experiência completo ao público.

3 – Mantenha a comunicação com os fornecedores

Os fornecedores são os motores do evento, eles que possibilitam que o evento funcione. Portanto, é essencial manter uma comunicação aberta e fácil com eles, impedindo possíveis brechas de causar problemas no fornecimento, logística de entrega ou até mesmo expectativas por parte da organização do evento. Evidencie para as áreas responsáveis pelos fornecedores que são essenciais à operação, além de proporcionar a relação entre eles quando o seu trabalho estiver interligado de algum modo!

4 – Defina uma hierarquia

Determine uma hierarquia clara nas tomadas de decisões relacionadas ao evento. Isso levará aos envolvidos um melhor modo de resolver as adversidades, assim como a determinação dos responsáveis por cada área e casos específicos, impedindo conflitos de informações nos processos.

5 – Tenha uma equipe de apoio na entrada

Em qualquer evento, é fundamental que o público tenha à disposição pessoas preparada para disponibilizar informações e sanar dúvidas dentro e fora do evento. Portanto, é essencial ter uma equipe de apoio ajudando os participantes e auxiliando no fluxo de entrada do evento, para arrumar a lista de convidados, ter um controle de acesso organizado e apto para solucionar qualquer problema que possa aparecer de última hora e também proporcionar a melhor forma de monitorar entrada de convidados para portaria.

É recomendado utilizar ingressos, pulseiras de identificação ou outros métodos de controle de acessos.

6 – Descentralize

Reunir informações e tomadas de decisão somente mantém o planejamento como um empecilho no processo decisório do evento. Determine a dimensão de atuação de equipe e fornecedores, permitindo as decisões específicas ou técnicas de cada setor a um especialista apropriado.

7 – Abra os portões com antecedência

Uma das razoes de desordens nas portas de eventos é a demora na liberação da entrada dos participantes. Para que o fluxo aconteça com mais calma e você possa planejar a melhor forma de monitorar entrada de convidados para portaria, abra os portões com, no mínimo, 2 horas antes – dependendo do número de pessoas esperadas. Desse modo, o público terá mais tempo para se acomodar no lugar e, caso aconteça algum imprevisto, será possível solucionar sem afobação.

8 – Todo evento é um “acidente controlado”

Organize planos preventivos e ações para todos os casos que você considere críticas aos seus procedimentos. O protocolo IncidentCommand System (ICS) 100/200 é um bom modo de entender os desafios e organizar planos que auxiliarão a resolver futuras adversidades na logística do evento.

9 – Agilize o check-in dos participantes

O seu público é quem irá analisar e partilhar as experiências vividas no decorrer do evento. Sendo assim, atente-se em acelerar as entradas de modo segura e organizada, assegurando o máximo de aproveitamento dentro do espaço. Com o check-in do aplicativo Eventbrite Organizador você possuirá a tecnologia avançada de uma plataforma líder global na gestão de eventos e vendas de ingressos, conseguindo escanear facilmente os Códigos QR ou códigos de barras dos ingressos, para intensificar aproteção e impedir fraudes, além de ter o domínio simultâneo do número de participantes no espaço e proporcionar a melhor forma de monitorar a entrada de convidados para portaria.