Produtividade x tecnologia: veja 8 fatores que mostram como as duas estão interligadas
Desde o início da Revolução Industrial, ainda nos idos da segunda metade do século XVIII, a produtividade x tecnologia tem sido debatida e aperfeiçoada.
Até a chegada efetiva da linha de produção, já no século XX, muitos processos ainda eram manuais e trabalhosos.
Já no século XXI, as pessoas estão carregando computadores altamente inteligentes e avançados nas mochilas, em forma de notebooks, nas mãos, em forma de celulares smartphones, e até mesmo nos pulsos, no formato de smartwatches, os relógios inteligentes, modificando a relação com o trabalho e as atividades desenvolvidas.
O aspecto visual que encara a produtividade x tecnologia de frente permite cenários distintos. Ou seja, várias empresas de diversos segmentos, desde escritórios e agências, até fábricas de artefatos de cimento, por exemplo, conseguem realizar trabalhos de forma mais responsíva.
O primeiro é a facilidade de acesso, todos as horas e dias da semana, a equipamentos eletrônicos avançados e que visam otimizar aspectos da rotina.
O segundo cenário mostra que os mais diversos dispositivos disponíveis podem se conectar, de maneira simples e sem muito esforço, a centenas ou milhares de recursos relacionados à produtividade de um funcionário em diferentes setores.
Dessa forma, quando o ambiente de trabalho contemporâneo evolui em uma velocidade impressionante, e se torna altamente móvel, mais acessível e global, é evidente que produtividade x tecnologia precisam ser alinhadas.
De qualquer maneira, a tecnologia e a produtividade apresentam diversos fatores que demonstram que estão interligadas e são cruciais para o pleno desenvolvimento.
- Cria um ambiente para colaboração sólida
Nada supera uma sessão produtiva de brainstorming sobre como fazer licenciamento online em uma linha de produção ou mesmo sobre um novo projeto ou área a ser implementado na empresa para otimizar os resultados.
No entanto, a tecnologia permite criar espaços mais inovadores para que os funcionários se reúnam e discutam ideias, criem algo ou encontrem, de forma colaborativa, uma solução para um problema.
Ferramentas simples, como a possibilidade de reuniões online, podem aumentar muito a colaboração entre os membros da equipe, melhorando a produtividade no local de trabalho, e fora dele.
Os funcionários podem realizar reuniões virtuais no escritório, em trânsito ou trabalhando em casa usando ferramentas como:
- WhatsApp;
- Skype;
- Google Meet;
- Zoom.
A maioria dessas ferramentas também pode ser acessada em diferentes dispositivos, como celulares e tablets, para que os funcionários possam colaborar onde quer que estejam.
Ao adotar a tecnologia de colaboração dentro das operações diárias da empresa, os funcionários se mostram mais produtivos e motivados.
Além das plataformas voltadas para a comunicação, há ainda softwares e ferramentas que possibilitam a integração das atividades e a centralização de informações.
O CRM, por exemplo, possibilita que a equipe de atendimento e marketing registrem as informações de contato com o cliente, otimizando as campanhas desenvolvidas, o processo de comunicação em si e personalizando os atendimentos.
Já estruturas de planilhas ou softwares de Kanban permitem que toda a equipe acesse dashs otimizadas e integradas para facilitar as edições dos processos e arquivos e o acompanhamento de projetos.
- Simplifica pequenas tarefas do cotidiano
Todo mundo faz pequenas tarefas todos os dias, que levam alguns minutos para serem concluídas.
Provavelmente, nem todo mundo presta muita atenção ao tempo gasto para realizar essas tarefas. Mas ao longo de dias, semanas e meses, isso aumenta e pode haver um impacto no tempo aproveitado de forma geral.
Assim, a tecnologia pode simplificar essas tarefas e melhorar a produtividade em uma empresa, como uma empresa de instalação de chuveiro de emergência que possui um atendimento imediatista.
É possível melhorar o aproveitamento do tempo dos funcionários tomando medidas extras, evitando que fiquem estressados apenas para fazer atividades corriqueiras, repetitivas e pouco significativas, por exemplo.
Assim, se uma equipe compartilha sistemas e arquivos protegidos por senha, por exemplo, as ferramentas de gerenciamento de senha podem ser uma boa opção.
Isso concederá a eles acesso às informações de que precisam sem precisar fornecer a senha real, além de aumentar a segurança dos dados e economizar tempo dos funcionários, pois eles não precisam mais contactar diferentes pessoas para obter as informações.
- Torna o gerenciamento de projetos perfeito
Considere a seguinte história. Várias transportadoras em ribeirão preto estão terminando e todos os profissionais estão correndo para fazer o melhor trabalho.
O funcionário A começa a trabalhar em tal projeto e, sem saber que já há alguém cuidando de tudo, o funcionário B começa a trabalhar na mesma tarefa.
A confusão surge e ambos os funcionários sentem que perderam seu tempo.
Qualquer empresário pode apresentar uma versão diferente da mesma história, mas é claro que um gerenciamento de projetos ruim é um vazamento de produtividade em qualquer empresa.
Isso sem mencionar o impacto negativo que tem na moral dos funcionários.
Tais impactos podem ser evitados com o uso de aplicativos digitais de gerenciamento de projetos. Afinal, com ele, os membros da equipe saberão quem está trabalhando no quê.
Também é possível descrever claramente prazos, dependências de tarefas e gargalos no projeto, permitindo que os gerentes de projeto tomem certas medidas para manter um alto nível de produtividade.
- Elimina o compartilhamento manual de arquivos
Quantas vezes alguém teve de esperar vários minutos, ou até mesmo por horas, aguardando o envio de um arquivo a partir de um setor específico da empresa?
Ao mesmo tempo, quantas vezes uma pessoa foi interrompida por um colega para pegar um arquivo que ele precisava desesperadamente?
Compartilhar arquivos de um projeto de muro pré-moldado ou o desenvolvimento de um novo processo pode ser uma das tarefas mais básicas que os funcionários realizam todos os dias.
No entanto, também é um dos assassinos de produtividade mais comuns no local de trabalho devido aos envios e solicitações constantes.
Por isso, utilizar ferramentas dedicadas a essa tarefa, que facilita o compartilhamento e envio de documentos com a organização, podendo demandar apenas uma senha de acesso, se mostra cada vez mais necessário.
A tecnologia de compartilhamento de arquivos no ambiente online existe há anos, mas ainda vem sendo implementada gradativamente por muitas empresas. Assim, conhecê-las (bem como o potencial) é necessário.
As ferramentas de compartilhamento de arquivos permitem integrar a empresa e facilitar a atuação de equipes.
Mais ainda, auxiliam os funcionários que precisam rastrear o histórico de alterações feitas em um documento.
Os membros da equipe podem identificar rapidamente quem fez quais alterações e fornecer esclarecimentos, se necessário.
- Integração remota de funcionários
A integração, em geral, desempenha um papel central em como a atividade e o desempenho de um novo contratado evoluirão com o tempo.
É nesse período que os funcionários se familiarizam com os valores e políticas da sua empresa e, mais importante, aprendem a conduzir seu trabalho e dar o melhor de si.
Com trabalhadores remotos, no entanto, isso pode ser mais complicado. Afinal, os gerentes não são mais capazes de manter o mesmo nível de comunicação necessário para o processo de feedback como fariam em um ambiente de escritório.
É aqui que a tecnologia entra para tornar um processo de integração remota com assistência técnica informática tão eficiente quanto a presença de funcionários no escritório.
Isso vai desde ter um mentor responsável pela evolução do novo contratado, até consultas para garantir que ele tenha acesso e conhecimento de todas as ferramentas de produtividade utilizadas no local de trabalho.
Essencialmente, a tecnologia fornece um escritório virtual onde as pessoas podem recorrer para obter informações, recursos e ajuda.
Para garantir a produtividade do trabalhador remoto, vale instalar uma ferramenta unitária para gerenciar os projetos e equipes em um único local.
- Capacidade de autoatendimento
Os funcionários são inteligentes e um gestor precisa confiar que eles podem fazer muitas atividades por conta própria.
Por exemplo, em vez de percorrer o longo caminho até o departamento de RH para obter formulários, os funcionários podem acessar o que é necessário a partir da própria estação de trabalho e imprimir os documentos por conta própria.
Com a tecnologia, é possível personalizar plataformas de autoatendimento em que os funcionários podem realizar determinadas tarefas por conta própria, em vez de pedir a outras pessoas no escritório responsável pela tabela de dedetização rj preço em condomínios para realizar a atividade, por exemplo, demandando mais tempo e deslocamento de equipes.
Isso melhora a eficiência do dia a dia para todos os funcionários no local de trabalho.
- Reforça o engajamento dos funcionários
O engajamento dos funcionários e a produtividade no local de trabalho podem parecer conceitos mutuamente exclusivos no início, mas não são.
Na verdade, muitos funcionários estariam dispostos a dedicar mais horas para fazer as tarefas como reciclagem de bombeiro civil por questões de segurança, caso os empregadores fossem mais empáticos.
Embora trabalhar horas extras não seja o objetivo da produtividade dos funcionários, isso mostra como o engajamento tem um impacto positivo direto no resultado do trabalho.
Ainda assim, como a tecnologia pode melhorar o engajamento dos funcionários?
Usar uma ferramenta de engajamento de funcionários é um ótimo começo. Esses aplicativos permitem que sejam enviadas pesquisas de satisfação, a criação de canais de feedback anônimos e facilidade no reconhecimento ponto a ponto.
Vale incorporar um elemento de diversão no processo, como incluir memes fofos de gatos nos informativos para os funcionários – conforme o perfil do corpo laboral. Inclusive, mesmo ações simples como essa podem melhorar a produtividade no ambiente de trabalho.
- Mantém as informações seguras
A questão da segurança geralmente surge quando uma violação de dados afeta uma organização.
O que os gestores não percebem é quanto tempo, e até motivação, são desperdiçados quando esses problemas ocorrem.
Pode ser qualquer situação, desde hackers entrando nas contas dos funcionários até roubo de informações da empresa ou travamento de sistemas.
Felizmente, a segurança online no trabalho vem ganhando mais atenção à medida que as pessoas passaram a trabalhar remotamente e novas tecnologias são implementadas.
Quando se tem vários membros da equipe em partes totalmente diferentes do país ou do mundo, é mais difícil garantir a segurança deles, se a empresa não sabe por onde começar.
Eles correm um risco maior de ameaças de segurança quando estão usando dispositivos diferentes ou em uma conexão pública de internet.
Por esse motivo, é preciso treinar a equipe sobre as melhores práticas para manter as informações deles e da empresa em segurança, como um estabelecimento comercial utiliza uma portaria remota para proteger os produtos de serem roubados.
Por isso a solicitação de uso de senhas fortes, além da atualização de dispositivos e software é sempre necessário.
Cabe ressaltar que, quando possível, o fornecimento de máquinas empresariais com configurações mais detalhadas de segurança contribui para a preservação de dados e reduz a navegação em canais que possam apresentar riscos.
Isso garante que eles não percam tempo corrigindo problemas de segurança e possam redirecionar esses esforços para tarefas produtivas.
Conclusão
A tecnologia, em sua essência, é uma ferramenta para melhorar a produtividade, e não há qualquer dúvida quanto a isso.
Não é, por outro lado, algo para fazer o trabalho no lugar das pessoas.
A simples instalação de uma nova ferramenta ou software não melhora os relatórios de produtividade de um profissional de forma automática. É preciso saber usá-las e investir no desenvolvimento dos profissionais, que podem focar em outras atividades ou otimizar suas entregas.
Inclusive, responsabilidade, atualizações, treinamento e comunicação eficaz são aspectos que ainda recaem sobre os humanos no local de trabalho. Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
